Ugovor o obradi podataka LegioLog
Verzija 1.0, 30. listopada 2026. Ovaj ugovor o obradi podataka sastavni je dio ugovora između društva Basepay B.V., koje posluje pod nazivom LegioLog, broj upisa u nizozemski trgovački registar (KvK) 42081353 ("Izvršitelj obrade") i kupca ("Voditelj obrade") te se primjenjuje sve dok LegioLog obrađuje osobne podatke u ime kupca. Obvezujuća je engleska verzija. Prijevodi služe samo za informaciju.
1. Predmet i trajanje
1.1 Izvršitelj obrade obrađuje osobne podatke isključivo radi pružanja Usluge kako je opisana u ugovoru i u pisanim uputama Voditelja obrade, a ne za vlastite svrhe.
1.2 Ovaj ugovor o obradi podataka traje koliko i ugovor te dok god Izvršitelj obrade nakon toga posjeduje podatke.
2. Priroda, svrha i kategorije
2.1 Priroda i svrha obrade: bilježenje, pohrana, prikaz i izvješćivanje o zapisima u digitalnom dnevniku legionele, slanje upozorenja i pružanje podrške.
2.2 Kategorije ispitanika: djelatnici i drugi korisnici kojima Voditelj obrade daje pristup Usluzi te treće osobe koje Voditelj obrade ovlasti (kao što je savjetnik za legionelu).
2.3 Kategorije osobnih podataka: ime, adresa e-pošte, podaci o računu i podaci o zapisima koji se mogu povezati s korisnikom (tko je zabilježio koje ispiranje ili zadatak i u koje vrijeme). Ne obrađuju se posebne kategorije osobnih podataka; Voditelj obrade osigurava da se one ne unose ni u polja za slobodan tekst.
3. Obveze Izvršitelja obrade
3.1 Izvršitelj obrade obrađuje podatke isključivo unutar Europskog gospodarskog prostora, osim za pomoćne usluge navedene u izjavi o privatnosti za koje vrijede odgovarajuće zaštitne mjere (odluka o primjerenosti ili standardne ugovorne klauzule).
3.2 Izvršitelj obrade osigurava da su osobe koje imaju pristup podacima obvezane na povjerljivost.
3.3 Izvršitelj obrade poduzima odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere, uključujući: šifrirane veze (TLS), šifriranu pohranu lozinki, razdvajanje pristupa po organizaciji na razini baze podataka (row level security), razdvajanje dužnosti za interne sustave, sigurnosne kopije i dnevnik zapisa koji se ne može mijenjati.
3.4 Izvršitelj obrade pomaže Voditelju obrade, u razumnoj mjeri, u odgovaranju na zahtjeve ispitanika i u ispunjavanju njegovih obveza u pogledu sigurnosti, izvješćivanja o povredama osobnih podataka i procjena učinka na zaštitu podataka. Izvršitelj obrade može naplatiti razumne troškove kada tražena podrška nadilazi standardnu funkcionalnost Usluge.
4. Podizvršitelji obrade
4.1 Voditelj obrade daje opće odobrenje za angažiranje podizvršitelja obrade. Važeći popis nalazi se u izjavi o privatnosti na legiolog.com.
4.2 Izvršitelj obrade podizvršiteljima obrade nameće obveze istovrijedne ovom ugovoru o obradi podataka i ostaje odgovoran Voditelju obrade za njihovo ispunjavanje.
4.3 Izvršitelj obrade najavljuje namjeravanu promjenu podizvršitelja obrade najmanje 30 dana unaprijed. U tom roku Voditelj obrade može pisano i obrazloženo uložiti prigovor; strane tada traže razumno rješenje. Ako to ne dovede do rješenja, Voditelj obrade može otkazati ugovor s danom stupanja promjene na snagu.
5. Povrede osobnih podataka
5.1 Izvršitelj obrade bez nepotrebnog odgađanja, a najkasnije 48 sati nakon otkrivanja, obavještava Voditelja obrade o povredi osobnih podataka, s informacijama koje su Voditelju obrade potrebne za eventualno izvješćivanje nadzornog tijela i ispitanika.
5.2 Izvješćivanje nadzornog tijela i ispitanika odgovornost je Voditelja obrade.
6. Revizije
6.1 Izvršitelj obrade na zahtjev stavlja na raspolaganje informacije koje su Voditelju obrade potrebne za procjenu poštovanja ovog ugovora o obradi podataka, uključujući opise poduzetih mjera i dostupna izvješća pružatelja infrastrukture.
6.2 Najviše jednom godišnje, ili nakon znatne povrede, Voditelj obrade može o vlastitom trošku dati provesti reviziju neovisnom stručnjaku, uz najavu od najmanje 30 dana i bez nepotrebnog ometanja usluge ili povjerljivosti podataka drugih kupaca.
7. Vraćanje i brisanje
7.1 Nakon završetka ugovora Voditelj obrade može 60 dana izvoziti podatke putem Usluge (PDF i strojno čitljiv format). Nakon toga Izvršitelj obrade briše osobne podatke, osim ako zakonska obveza zahtijeva dulje čuvanje.
7.2 Strane potvrđuju da dnevnik služi kao dokaz i da se zapisi stoga tijekom trajanja ugovora ne mijenjaju ni brišu; ispravci se bilježe kao novi zapis. Zahtjeve ispitanika za brisanje procjenjuje Voditelj obrade, uzimajući u obzir svoje zakonske obveze čuvanja.
8. Odgovornost i završne odredbe
8.1 Na ovaj ugovor o obradi podataka primjenjuju se odredbe o odgovornosti iz općih uvjeta poslovanja.
8.2 U slučaju proturječja između ovog ugovora o obradi podataka i ugovora, u pogledu obrade osobnih podataka prednost ima ovaj ugovor o obradi podataka.
8.3 Na ovaj ugovor o obradi podataka primjenjuje se pravo Nizozemske. Obvezujuća je engleska verzija.