Izjava o privatnosti LegioLog

Verzija 1.0, 30. listopada 2026. Ova izjava opisuje kako Basepay B.V., koje posluje pod nazivom LegioLog, sa sjedištem u Amsterdamu, Nizozemska, broj upisa u nizozemski trgovački registar (KvK) 42081353 ("LegioLog", "mi"), postupa s osobnim podacima. Pitanja: info@basepay.nl. Obvezujuća je engleska verzija. Prijevodi služe samo za informaciju.

1. Kada se ova izjava primjenjuje

Ova izjava primjenjuje se na mrežne stranice legiolog.com, postupak prijave za pilot projekt i naručivanja te na našu vlastitu administraciju. Za osobne podatke koje u aplikaciji obrađujemo u ime naših kupaca, na primjer ime djelatnika koji bilježi ispiranje, mi smo izvršitelj obrade, a kupac je voditelj obrade; na to se primjenjuje ugovor o obradi podataka. To je objašnjeno u odjeljku 7.

2. Koje podatke obrađujemo i zašto

Prijave za pilot projekt i zahtjevi za razgovor. Ime, naziv tvrtke, vrsta objekta, država, adresa e-pošte i po želji broj telefona. Te podatke koristimo kako bismo Vas kontaktirali u vezi s pilot projektom ili razgovorom. Pravna osnova: radnje poduzete na Vaš zahtjev prije sklapanja ugovora. Čuvanje: najdulje 12 mjeseci nakon posljednjeg kontakta, ili kraće na Vaš zahtjev.

Videopozivi. Ime, adresa e-pošte, po želji broj telefona, naziv tvrtke i odgovori koje pri rezervaciji date o svom objektu. Te podatke koristimo kako bismo zakazali poziv, poslali Vam pozivnicu u kalendaru i podsjetnike te pripremili razgovor. Pravna osnova: radnje poduzete na Vaš zahtjev prije sklapanja ugovora. Čuvanje: najdulje 12 mjeseci nakon posljednjeg kontakta.

Narudžbe. Naziv tvrtke, kontaktna osoba, adresa e-pošte, broj telefona, adresa isporuke, matični broj tvrtke, PDV identifikacijski broj, konfiguracija kompleta i podaci o plaćanju (od našeg pružatelja usluga plaćanja primamo samo status plaćanja, ne i podatke o računu ili kartici). Te podatke koristimo za izvršenje ugovora, izdavanje računa i otpremu. Pravna osnova: izvršenje ugovora i zakonska (porezna) obveza. Čuvanje: 7 godina za podatke s računa (porezna obveza čuvanja); ostali podaci o narudžbi do 2 godine nakon završetka ugovora.

Upitnik za postavljanje. Nakon narudžbe tražimo podatke o Vašem objektu (zgrade, slavine, strojarnica) i po želji fotografije, kako bismo Vaš komplet unaprijed postavili. Molimo Vas da na tim fotografijama ne prikazujete prepoznatljive osobe; ako se osobe slučajno ipak vide, fotografiju koristimo samo za postavljanje Vašeg kompleta. Pravna osnova: izvršenje ugovora. Čuvanje: do 2 godine nakon završetka ugovora.

Korisnički računi. Ime, adresa e-pošte i podaci za prijavu (lozinke se pohranjuju šifrirano) korisnika aplikacije. Pravna osnova: izvršenje ugovora. Čuvanje: do 60 dana nakon završetka pretplate, osim ako se primjenjuje dulji zakonski rok čuvanja.

Poslovni potencijalni kupci. Za vlastitu prodaju obrađujemo poslovne kontaktne podatke tvrtki i ustanova sa zajedničkom vodoopskrbnom instalacijom, kao što su kampovi, turistička naselja, marine i hoteli (naziv tvrtke, poslovna adresa, poslovni broj telefona i adresa e-pošte, mrežne stranice). Ti podaci potječu iz javnih izvora kao što su poslovni imenici i mrežne stranice tvrtki. Koristimo ih kako bismo Vas jednom ili ograničen broj puta kontaktirali u vezi s našim uslugama. Pravna osnova: legitimni interes (izravni marketing prema poslovnim kontaktima). Ako ne želite da Vas kontaktiramo, odmah brišemo Vaše podatke. Čuvanje: najdulje 12 mjeseci nakon posljednjeg kontakta.

Kontakt i podrška. Korespondencija e-poštom ili telefonom. Pravna osnova: legitimni interes (dobra usluga). Čuvanje: najdulje 2 godine nakon zatvaranja predmeta.

AI pomoć u aplikaciji. Ako postavite pitanje pomoći u aplikaciji, Vaše pitanje i podatke računa važne za odgovor (kao što su Vaši objekti, otvorena upozorenja i runde) šaljemo jezičnom modelu putem OpenRoutera. Model ne može ništa promijeniti u Vašem računu. Razgovor čuvamo 30 dana; ako razgovor proslijedite djelatniku, on postaje dio Vaše korespondencije s podrškom. Pravna osnova: izvršenje ugovora.

Podaci senzora. Mjerenja temperature sa senzora nisu osobni podaci; odnose se na cijevi, a ne na ljude.

3. Bez praćenja

Mrežne stranice ne koriste kolačiće za oglašavanje ili praćenje ni piksele društvenih mreža. Aplikacija koristi samo funkcionalne kolačiće potrebne za prijavu i ostanak prijavljenim. Za funkcionalne kolačiće nije potrebna privola, pa zato ne prikazujemo obavijest o kolačićima. Ako se to promijeni, ažurirat ćemo ovu izjavu i, gdje je to potrebno, najprije zatražiti privolu.

4. S kim dijelimo podatke

Ne prodajemo osobne podatke. Podatke dijelimo samo s pružateljima usluga koji su nam potrebni za pružanje naših usluga, i to samo u potrebnoj mjeri:

S tim stranama imamo ugovore o obradi podataka ili istovrijedne dogovore. Podatke otkrivamo i kada nas na to obvezuje zakon.

5. Prijenosi izvan EU-a

Naša temeljna infrastruktura (baza podataka, smještaj, plaćanja, izdavanje računa) radi unutar EU-a. Neke pomoćne usluge (kao što su dostava e-pošte, pozadinski zadaci, usluge kalendara i videopoziva, jezični modeli iza AI pomoći i interne obavijesti) mogu obrađivati podatke izvan EU-a, obično u Sjedinjenim Američkim Državama. U tom slučaju osiguravamo odgovarajuće zaštitne mjere: odluku o primjerenosti (kao što je Okvir za privatnost podataka EU-a i SAD-a) ili europske standardne ugovorne klauzule, uz svođenje dijeljenih podataka na najmanju moguću mjeru.

6. Sigurnost

Poduzimamo odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere, uključujući: šifrirane veze (TLS), šifriranu pohranu lozinki, razdvajanje pristupa po organizaciji na razini baze podataka (row level security), zasebna prava za interne sustave te bilježenje zapisa u dnevnik koji se ne može mijenjati. Ako sumnjate na sigurnosni problem, prijavite ga na info@basepay.nl.

7. LegioLog kao izvršitelj obrade (podaci u aplikaciji)

Naši kupci u aplikaciji bilježe zapise kao što su runde ispiranja i zadaci. Uz njih se može zabilježiti ime ili račun djelatnika kupca. Za te podatke kupac određuje svrhu, a mi smo izvršitelj obrade. Te podatke obrađujemo samo prema uputama kupca i na temelju našeg ugovora o obradi podataka. Djelatnike kupaca koji imaju pitanja o svojim podacima u dnevniku upućujemo njihovu poslodavcu; poslodavcu pomažemo u odgovaranju na takve zahtjeve. Napomena: zapisi u dnevniku dio su zakonske evidencije kupca i stoga se ne mogu mijenjati ni brisati; ispravci se dodaju kao novi zapis. Ako djelatnik kupca da izjavu, na primjer da je ispiranje obavljeno dok ga senzor nije mogao izmjeriti, ime, uloga, vrijeme i razlog te izjave navode se u izvješću za inspekciju koje kupac izvozi; to izvješće služi zakonskoj obvezi vođenja evidencije kupca.

8. Vaša prava

Imate pravo na pristup, ispravak, brisanje, ograničenje obrade, prigovor i prenosivost podataka, u mjeri u kojoj ta prava daje Opća uredba o zaštiti podataka (GDPR). Zahtjev pošaljite na info@basepay.nl; odgovaramo u roku od mjesec dana. Možemo Vas zamoliti da potvrdite svoj identitet. Pritužbu možete podnijeti i tijelu za zaštitu podataka u svojoj državi ili nizozemskom tijelu Autoriteit Persoonsgegevens, našem vodećem nadzornom tijelu.

9. Izmjene

Ovu izjavu možemo ažurirati, na primjer zbog novih funkcija ili pružatelja usluga. Važeća verzija uvijek je dostupna na legiolog.com. Kupce o značajnim izmjenama obavještavamo e-poštom.

Na ovaj dokument primjenjuje se nizozemsko pravo, a obvezujuća je engleska verzija. Pitanja? Pišite na info@basepay.nl.